GTD - 3 главных списка

Я думаю, все мы когда-то пытались записать все дела в список. Очевидно, что это полезно, но все проблемы по организации дел так явно не решаются. Так как нужен очень большой список. Огромный список проблем, от одного взгляда на который, захочется повеситься.
Правильно будет разбить большой список на маленькие. Вопрос только в критериях разбиения.

Дополнительная сложность в том, что многие дела представляют из себя последовательность дел. Такие дела в GTD называются проектами. С них и начнем.

1. Список "Проекты"
Каждый проект является ссылкой на страницу с планом проекта. Ниже плана удобно разместить "справочную информацию" по проекту - это телефоны, ссылки на близкие ресурсы и т.п.

Сразу замечу, что многие путают задачи со "Справочной информацией". Нельзя так делать. Список задач должен представлять из себе только дела. К примеру, писать отдельной строчкой какой-то новый полезный сайт нельзя. Надо сразу поместить ссылку в соответствующий проект.

2. Списки задач.
Чтобы каждый проект двигался вперед нужно вписать одно из дел каждого проекта в список задач.
После выполнения одного дела, берется следующее из этого проекта. Часто выполненное дело само автоматически тянет за собой следующее дело. Порой даже не нужно заглядывать в проекты.
Для большинства дел не требуется организация проектов.

Все приходящие в голову дела записываются в соответствующие проекты либо сразу в списки задач.
Списки делим:
а) по географии выполнения
б) по настроению.

а) География выполнения.
Я определил два ареала обитания: дом и работа (некоторые еще определяют "В пути". Мне показалось это сложным. Если бы я ездил на общественном транспорте, наверное, было бы возможно, а на машине я не могу ничего делать, кроме управления авто). При появлении задачи, я сразу пихаю в нужный ареал. Дома смотрю только "домашний список". На работе - только "рабочий".

б) Настроение
Есть дела для которых нужен свежий мозг (сложные решения, над которыми реально надо подумать)
Есть дела для которых не нужно думать (всяческая монотонная работа, либо чтение интересной литературы и т.п.)

Когда я чувствую, что не готов решать серьезные задачи, я смело выбираю "простую" задачу. Когда я не могу выбрать на вкус задачу из простых - я понимаю, что мне просто пора ложиться спать :)

Относительно настроения в GTD есть одно важное правило.
Дело, которое можно выполнить за 10 минут, нужно делать немедленно.
Бесполезно заносить его в список, а потом опять вникать в суть.
Я вывел для себя производное правило. Если я не готов немедленно
взяться за Любое дело, которое можно выполнить за 10 минут, тогда вообще не заглядываю в список задач. Я просто отдыхаю.

В итоге у меня 4 списка дел:
На работе
На работе тупо
Дома
Дома тупо

3. Cписок "Календарь"
В календарь занесены все дела с привязкой по времени:
а) встречи
б) звонки в определенное время (дни)
в) обещания других людей (когда необходимо подождать выполнения какого-то дела от кого-то).

Кстати, все обещания других людей нужно обязательно фиксировать в календаре. Иначе ничего не двигается.

Категорически запрещено заносить в календарь дела без привязки по времени. Есть непреодолимое желание занести парочку важных дел на следующий день в календарь. В результате "очень важные дела" висят там неделями. Это всегда действует депрессивно.

В целом, система направлена на абсолютную бесстрессовость. Никогда не надо смотреть на дела, которые ты не можешь выполнить. Главный принцип - не держать ни одного дела в голове. Либо делать
сразу, либо занести в нужный раздел списка. В итоге не нужно помнить обо всех обещания, встречах, незавершенных делах и т.п. Оперативка освобождается. А абсолютно чистый мозг сам находит работу более высокого порядка - подумать на перспективу и т.п.

Все списки я храню в гуглдокс. Я пробовал разные системы. Обычные листы с текстом показались мне самым гибким решением.

День начинается с просмотра календаря - нет ли там чего на сегодня. Далее планомерно выбираю дела из списков в зависимости от места обитания и настроения.

Я заметил, что многие пытаются заменить такой список письмами в электронной почте. Я тоже так делал. И тоже в итоге писал сам себе письма с напоминаниями :) Но заголовки писем часто не сообщают суть действия. Требуется перечитать письмо, чтобы понять, что конкретно нужно делать. Другой раз нужно еще и перемотать всю переписку. Пара таких перепрочтений убивает интерес к
проблеме на корню. Кроме того заголовки писем не отвечают основному требованию по определению задачи.

Есть один ключевой момент - все задачи надо начинать глаголом в повелительном наклонении. От себя добавлю - не менее полезно сразу определить исполнителя. Собственно в момент подбирания такого глагола и исполнителя совершается 50% дела.

Пример формирования названия

Имеем на входе:
"Я разбил бампер"
С таким названием дело будет лежать месяцами.
Это неправильное название задачи. Надо глагол в повелительном наклонении. Так...
"Купить/установить новый бампер"
Нужен адресат действия. Где продаются бамперы? Я не знаю... Кто знает?
Вроде бы брат недавно что-то ремонтировал...
Название готово.
"Позвонить брату по бамперу"
О, я могу сделать это меньше чем за 10 мин. Але... Можно адрес?.. У вас есть бампер на тоёту... Отлично... получаем дело.
"Съездить за бампером Алеутская 10, тел. 30-54-22, 09-19"